O problema na sua operação

Em muitos restaurantes, bares e pousadas pequenos não existe setor de manutenção. Existe o dono, o gerente ou o caseiro que resolve o que aparece, alguns prestadores de confiança e muitas mensagens soltas pedindo conserto. Boa vontade não falta, mas ninguém sabe ao certo quantos chamados estão abertos, quais equipamentos mais dão trabalho, quando vence a próxima visita do ar-condicionado ou quanto o gerador já custou no ano.

É aí que entra o PCM, sigla de planejamento e controle da manutenção. Em indústria, é uma área com equipe própria. Numa casa pequena, é um conjunto de hábitos que uma pessoa mantém, com horas reservadas na semana, sem criar departamento.

O que as obras trazem

Herbert Ricardo Garcia Viana, em PCM: Planejamento e Controle da Manutenção (Qualitymark, 2002), é a obra brasileira mais associada à sigla. Trabalhos acadêmicos que a citam a usam para descrever o PCM como órgão de apoio, ligado à gerência de manutenção, e para definir a manutenção preventiva como a feita em intervalos, com o objetivo de reduzir a probabilidade de falha. O sumário não foi visto, e por isso não atribuo ao livro capítulos, fórmulas ou indicadores. O livro é industrial e não trata de hotelaria.

Joel Levitt, em The Handbook of Maintenance Management (1ª edição de 1997, 2ª de 2009), é um manual prático para quem lidera manutenção. Pelas listagens, a segunda edição acrescentou capítulos sobre contratos, 5S, manutenção enxuta, otimização da preventiva e o chamado apagar incêndios, e os trechos de sumário vistos mostram temas como pré-planejamento, planejamento, estimativa de duração, padrões de trabalho e programação. A ideia que sustenta o conjunto é que gestão de manutenção é um conjunto de rotinas e não só reparo. O sumário completo não foi obtido.

Salih Duffuaa, A. Raouf e John Dixon Campbell, em Planning and Control of Maintenance Systems (Wiley, 1999), tratam a manutenção como um sistema a ser planejado e controlado com métodos quantitativos. A descrição da segunda edição (Springer, 2015, de Duffuaa e Raouf) lista planejamento estratégico e de capacidade, manutenção planejada e preventiva, medição e padrões de trabalho e controle de materiais; esses temas são da edição de 2015, e o que a de 1999 cobre capítulo a capítulo não foi confirmado.

Pontos-chave

O PCM é uma função de apoio: planeja, programa e controla, enquanto o reparo é feito por outras pessoas, da casa ou de fora.

Planejar o serviço antes de executá-lo reduz tempo perdido esperando material ou informação. É a ideia que Levitt trata sob o nome de pré-planejamento.

Peças e materiais pertencem ao sistema. Segundo a descrição da edição de 2015 de Duffuaa e Raouf, o controle de peças é parte do sistema de manutenção, e não um apoio separado.

A preventiva precisa ser revista de tempos em tempos: tarefas que não evitam falhas podem ser cortadas ou ajustadas (tema que Levitt trata sob o nome de otimização da preventiva).

Nenhuma dessas obras foi escrita para hotelaria. O que se aproveita é a estrutura da rotina; a escala, a equipe dedicada e os modelos matemáticos ficam de fora.

Como aplicar no seu bar, restaurante, hotel ou pousada

Defina uma pessoa responsável pelo PCM da casa, com nome e horas reservadas na semana. Ela não precisa saber consertar nada; precisa manter o quadro em ordem. Se a casa é pequena, o próprio dono pode ocupar o papel, com horas reservadas, sentado com a lista na mão.

Cadastre os equipamentos que importam: câmaras, fogões e fornos, exaustor, ar-condicionado, bombas, aquecedor, gerador, elevador, se houver. Para cada um, guarde marca, modelo, local, fornecedor e o manual.

Transforme toda demanda em chamado registrado (a torneira que pinga no bar, a resistência do chuveiro da suíte), com quem pediu, qual equipamento, prazo e data de fechamento. A mensagem solta no celular do gerente não conta. O chamado só fecha quando alguém confirma que o serviço foi feito.

Monte o calendário das preventivas com um checklist curto e uma pessoa nominal em cada tarefa. Uma vez por semana, olhe a fila de chamados abertos e decida o que entra na semana seguinte. É a ideia de backlog sem o jargão: o que está esperando, há quanto tempo e por quê.

Guarde o histórico por equipamento: data, causa, peça, custo e fornecedor de cada intervenção. É ele que ajuda a decidir, mais adiante, se vale consertar de novo ou trocar.

Para prestadores, vale o tema que Levitt trata no capítulo de contratos (escopo, prazos e critério de aceite); como adaptação nossa, peça também o que será feito em cada visita e um relatório ao final. Sem prometer ganho, e como sugestão nossa, acompanhe três números simples todo mês: chamados abertos, chamados atrasados e preventivas cumpridas.

Onde o Manutex entra

O Manutex organiza justamente essa rotina enxuta: cadastro de ativos, chamados com responsável e prazo, preventivas em calendário, histórico por equipamento, custos e fornecedores. Quem se ocupa do PCM da casa passa a ter um painel em vez de um monte de conversas, com custos e fornecedores visíveis conforme o perfil de acesso. O sistema não planeja por conta própria nem substitui a pessoa que decide prioridades; ele guarda o que acontece para que a decisão se apoie em registro.

Fontes consultadas

Viana, Herbert Ricardo Garcia. PCM: Planejamento e Controle da Manutenção. Qualitymark, Rio de Janeiro, 2002 (consulta parcial, por bibliografias acadêmicas que o citam; sumário não visto).

Levitt, Joel. The Handbook of Maintenance Management. 1ª ed., 1997; 2ª ed., Industrial Press, 2009 (consulta parcial, por listagens e trechos de sumário; sumário completo não obtido).

Duffuaa, Salih O.; Raouf, A.; Campbell, John Dixon. Planning and Control of Maintenance Systems: Modeling and Analysis. Wiley, 1999; 2ª ed., Springer, 2015, de Duffuaa e Raouf (consulta parcial, por registros de catálogo e descrição da 2ª edição).