O problema na sua operação

A manutenção de muita casa vive em três lugares ao mesmo tempo: a cabeça do gerente, um grupo de mensagens e uma planilha que alguém começou com boa vontade e ninguém atualiza. Quando o técnico pergunta quando foi a última revisão da câmara fria, a resposta exige procurar em todos os três.

A tentação é comprar um software para resolver o desarranjo ou, no sentido oposto, dizer que planilha basta e nunca mudar. Nenhuma das duas respostas vale para todas as casas, e este artigo tenta dar o critério.

O que as obras trazem

Terry Wireman escreveu Computerized Maintenance Management Systems (Industrial Press, 1994), livro sobre os sistemas computadorizados de gestão de manutenção, conhecidos pela sigla CMMS. As fontes consultadas confirmam apenas os dados bibliográficos e o assunto. A tese geralmente associada à obra, que se baseia em conhecimento prévio e não foi verificada nesta pesquisa, é que o software é só ferramenta: o resultado depende de processos definidos, de um cadastro bem feito e de disciplina de uso. O livro é de 1994, anterior à nuvem e ao celular, e foi escrito para a indústria.

Pontos-chave

A planilha costuma servir quando há poucos equipamentos, poucas pessoas mexendo e pouca troca de informação. O custo de licença é zero e a flexibilidade é grande.

Ela passa a falhar quando surgem versões concorrentes do arquivo, quando ninguém sabe quem viu o chamado, quando o histórico de um equipamento não cabe numa linha, ou quando a pessoa que a alimentava saiu.

Software não conserta processo ruim. Se ninguém sabe quem abre, quem aprova e quem fecha um chamado, a ferramenta nova só reproduz a bagunça em outra tela. Essa é a ideia central associada a Wireman, ainda que sem verificação do texto.

O cadastro dos equipamentos é a base: sem marca, modelo, local e data de instalação, nenhum relatório fica útil. E uma ferramenta que a equipe de campo não consegue usar no celular vira histórico vazio.

Como aplicar no seu bar, restaurante, hotel ou pousada

Antes de decidir, desenhe o fluxo em uma folha: quem pode abrir um chamado, quem recebe, quem aprova gasto, quem fecha. Se esse fluxo não existe, comece por ele, na planilha mesmo.

Faça o cadastro dos equipamentos críticos: câmara fria, forno, bomba, gerador, ar-condicionado, chopeira. Anexe fotos, notas fiscais e garantias. Esse trabalho serve a qualquer ferramenta.

Use os sinais como régua: mais de um arquivo circulando, chamados que somem, preventivas esquecidas, dificuldade para responder quanto um equipamento já custou, mais de uma unidade ou mais de uma pessoa operando. Se vários desses sinais aparecem ao mesmo tempo, vale avaliar a migração.

Ao escolher, comece pequeno: chamados, preventivas agendadas e histórico. Teste com a equipe por um período curto antes de migrar tudo, e verifique se o celular funciona no ponto onde a pessoa trabalha. Não tome decisão com base em promessa de resultado, e peça que o fornecedor deixe você exportar seus dados.

Um teste simples ajuda a decidir. Escolha o equipamento que mais deu problema no último ano e tente responder, sem recorrer à memória de ninguém, quantas vezes ele parou, o que foi trocado, quem atendeu e quanto custou no total. Se a resposta saiu da planilha, mantenha-a e invista em preenchê-la com regularidade. Se foi preciso vasculhar mensagens, perguntar a duas pessoas e procurar nota fiscal em gaveta, você já tem o argumento concreto para migrar e também o roteiro do que o novo sistema precisa guardar desde o primeiro dia.

Por fim, combine com a equipe como o pedido chega. Se o sistema exige que o funcionário da cozinha abra o chamado, ele precisa conseguir fazer isso de forma rápida, do celular, com a mão ainda suja de trabalho. Ferramenta trabalhosa pode virar planilha paralela, e a casa passa a manter dois registros que não conversam.

O tamanho da casa muda a resposta. Numa pousada de poucos quartos, com uma pessoa cuidando de tudo, uma planilha com data, equipamento, problema, custo e responsável pode ser suficiente enquanto o volume de chamados for pequeno. Num restaurante com cozinha, salão e área técnica, com gente diferente abrindo chamados, a conta muda. O importante é que a decisão nasça do teste acima, longe da propaganda de qualquer fornecedor.

Onde o Manutex entra

O Manutex é um sistema de gestão de manutenção para bares, restaurantes, hotéis e pousadas, com chamados, ativos, preventivas, custos e fornecedores. Quem tem histórico em planilha pode enviar o arquivo pelo fluxo de importar documentos, em que a leitura propõe o que fazer e você decide cada proposta; quem tem chamados espalhados em um grupo de WhatsApp pode enviar a exportação do grupo. Se o seu fluxo ainda não está definido, vale desenhá-lo primeiro; a ferramenta ajuda a manter o que você decidiu, mas não decide por você.

Fontes consultadas

WIREMAN, Terry. Computerized Maintenance Management Systems. Industrial Press, 1994 (consulta parcial: apenas dados bibliográficos conferidos em catálogos; tese descrita a partir de conhecimento prévio, não verificada).