O problema na sua operação

Muita casa com equipamento antigo conhece a conversa: o técnico diz que dá para consertar de novo, o dono lembra vagamente que já consertou, e ninguém sabe dizer quantas vezes, quanto custou e o que foi trocado. A decisão entre mais um conserto e a compra de um equipamento novo acaba tomada pelo cansaço, pelo humor do dia ou pela opinião de quem estiver mais convicto.

O problema aparece também quando a pessoa que cuidava disso sai. O conhecimento estava na cabeça dela, no grupo de mensagens ou numa nota esquecida na gaveta, e a casa recomeça do zero com cada nova equipe.

O que as obras trazem

R. Dekker publicou em 1996, na revista Reliability Engineering & System Safety (v. 51, n. 3), uma revisão sobre a aplicação de modelos de otimização de manutenção. O abstract pergunta onde e como esses modelos foram usados na prática, além de propostos, e examina os fatores que dificultaram o uso prático. Pelo abstract e pelas descrições disponíveis, havia descompasso entre a quantidade de teoria e o número de aplicações reais, com a qualidade dos dados como um dos freios. Li o abstract e descrições de terceiros, não o texto completo, e por isso não atribuo ao artigo números, nomes de modelos ou conclusões quantitativas.

A. Garg e S. G. Deshmukh, em Maintenance management: literature review and directions (Journal of Quality in Maintenance Engineering, 2006, v. 12, n. 3), categorizam a literatura de gestão de manutenção e apontam lacunas. Segundo o abstract, os temas principais são modelos de otimização, técnicas de manutenção, programação e sistemas de informação. Também só o abstract foi lido. Ambos os artigos são revisões de pesquisa em contexto industrial, não estudos de campo sobre restaurantes.

Pontos-chave

Neste artigo, registrar falhas e custos é o ponto de partida para decidir melhor. A revisão de Dekker, no que o abstract permite afirmar, aponta a qualidade dos dados e as dificuldades práticas entre os fatores que freiam o uso de modelos sofisticados.

O ponto de partida é um registro simples, feito sempre, no mesmo formato, antes de qualquer cálculo ou modelo complexo.

O campo da manutenção pode ser lido em quatro frentes, segundo o abstract de Garg e Deshmukh: modelos de otimização, técnicas de manutenção, programação e sistemas de informação. Um histórico bem mantido serve de insumo para as quatro.

O registro precisa sobreviver à troca de pessoas. Mantê-lo em um único lugar evita que a informação vá embora junto com quem a guardava.

Como aplicar no seu bar, restaurante, hotel ou pousada

Para cada intervenção em um equipamento, anote o que ocorreu: qual equipamento, a data, o sintoma percebido, a causa apontada pelo técnico, o que foi feito, a peça trocada, quem atendeu, quanto custou e por quanto tempo o equipamento ficou parado. Essas nove informações cabem em poucas linhas.

Peça ao técnico que informe a causa por escrito, mesmo que em uma frase. Sintoma e causa são coisas diferentes: o sintoma é a câmara não gelar, a causa é o que o profissional encontrou. Guarde a nota fiscal ou o comprovante junto do registro.

Coloque tudo no mesmo lugar, seja planilha, caderno ou sistema, e evite deixar o histórico em conversas de aplicativo, de onde ele é difícil de recuperar. Defina quem registra e em que momento, para que o registro não dependa de memória.

Depois de alguns meses, olhe os dados para ver quais equipamentos concentram os problemas. Uma regra simples pode bastar, por exemplo rever o equipamento que falhou mais de uma vez no ano, em vez de um modelo complexo. Para comparar consertar e trocar, some o que já se gastou, o que se prevê gastar e o tempo parado, e converse com um profissional sobre a vida útil esperada do aparelho.

Desconfie de promessas de otimização que não pedem dado algum do seu estabelecimento. Sem histórico próprio, qualquer cálculo é feito sobre números de terceiros.

Onde o Manutex entra

O Manutex guarda os chamados de cada ativo com data, descrição, fornecedor e custo, além das preventivas feitas (o tempo parado pode ficar na descrição do chamado), de forma que o histórico fique ligado ao equipamento e não à pessoa que cuidava dele. Ele facilita o registro e a consulta; a decisão de consertar ou trocar continua exigindo seu julgamento e, quando o caso pedir, a opinião de um técnico habilitado.

Fontes consultadas

Dekker, R. Applications of maintenance optimization models: a review and analysis. Reliability Engineering & System Safety, v. 51, n. 3, 1996, p. 229-240 (consulta parcial, a partir do abstract e de descrições de terceiros).

Garg, A.; Deshmukh, S. G. Maintenance management: literature review and directions. Journal of Quality in Maintenance Engineering, v. 12, n. 3, 2006, p. 205-238 (consulta parcial, a partir do abstract).